98% menos desperdicio en la fabricación: ¿cuánto le cuesta su proceso?

Solía ​​escuchar a la gente culpar al desperdicio de materiales. Vi algo diferente. La verdadera pérdida a menudo se encontraba dentro del proceso mismo. Un trabajo esperaba aprobación. Se ingresó un formulario dos veces. Un miembro del equipo volvió a solucionar el mismo problema. Una parte se movió de un escritorio a otro antes de que alguien tocara el problema real. Ése es el tipo de desperdicio que consume los márgenes, ralentiza la entrega y desgasta a la gente. Si su proceso se siente ocupado pero el resultado aún parece débil, creo que el proceso le está costando más de lo que cree. Miro los residuos de forma sencilla: ¿qué se toca más de una vez? ¿Qué se retrasa sin motivo? ¿Qué se vuelve a comprobar porque el paso anterior no estaba claro? ¿Qué se hace por costumbre y no por necesidad? Cuando entro en un flujo de trabajo, no empiezo con una gran solución. Empiezo por el camino. 1. Mapeo los pasos reales. Anoto cada movimiento de principio a fin. No es la versión del manual. La versión que la gente realmente sigue. En un pequeño trabajo de embalaje que revisé, el equipo dijo que el proceso tenía seis pasos. Después de verlo, encontré once. Cuatro de esos pasos solo estaban ahí porque nadie los había eliminado después de que cambiara un sistema anterior. En esa brecha era donde vivían los desechos. 2. Cuento las repeticiones que busco reelaboración. Una etiqueta impresa mal. Un mensaje enviado de vuelta por detalles faltantes. Un archivo renombrado tres veces. Un producto revisado nuevamente porque el primer control fue apresurado. Cada repetición se siente pequeña. El montón se hace grande. He visto a un equipo perder horas cada semana simplemente arreglando cosas que deberían haber estado claras desde el principio. 3. Corto un traspaso a la vez. Demasiados traspasos ralentizan a las personas. También desdibujan la responsabilidad. Cuando una tarea pasa por demasiadas manos, los errores se vuelven difíciles de rastrear. Me gusta eliminar una transferencia, probar el resultado y observar qué cambia. Suele ser más seguro que cambiar todo de una vez. Un equipo de almacén con el que trabajé avanzó un paso de aprobación hasta el origen de la tarea. El miembro del personal que realiza el trabajo podría detectar el problema antes de que el elemento avanzara. El equipo dejó de enviar la misma caja de un lado a otro. La fila se sintió más tranquila. 4. Corrijo el punto débil donde comienza el error. Muchos equipos intentan detectar los errores al final. Eso genera más trabajo. Prefiero detener el error desde el principio. Si un formulario sigue apareciendo incompleto, lo cambio. Si una máquina sigue deteniéndose, verifico el paso de entrada. Si un traspaso sigue causando confusión, reescribo las instrucciones en un lenguaje sencillo. Las soluciones simples a menudo ahorran más que las grandes herramientas. He observado que una breve lista de verificación hace más que una reunión larga. 5. Reviso el proceso a un ritmo establecido. El desperdicio vuelve cuando nadie revisa el proceso. Me gusta una breve reseña semanal. ¿Qué nos frenó? ¿Qué se hizo dos veces? ¿Qué creó confusión? ¿Qué tardó más de lo debido? No es necesario que sea una sesión larga. Una reseña limpia con notas reales puede mostrar el mismo patrón antes de que vuelva a ser costosa. Un ejemplo real se queda conmigo. Un pequeño proveedor que conocía tenía un tipo de pedido que seguía provocando retrasos. El equipo culpó a la demanda. Me senté con ellos durante una tarde. Descubrimos que el problema era un paso de copia manual entre dos sistemas. Una persona escribió los mismos datos en ambos lugares. Un solo error tipográfico devolvió el pedido. Quitaron ese paso, cambiaron el campo de entrada y capacitaron al equipo sobre una regla clara. El resultado no fue mágico. Era calma, menos correcciones y menos desperdicio en el trabajo diario. Por eso no me fío del ruido. Confío en el proceso. Si su proceso es limpio, los residuos tienen menos espacio para crecer. Si su proceso es complicado, los desechos seguirán ocultándose a plena vista. He aprendido que los mejores ahorros a menudo provienen de preguntas simples y pequeñas modificaciones. No por una presión mayor. No de objetivos más ruidosos. De ver la obra tal como es, para luego eliminar lo que no sirve. Ese es el cambio que siempre busco. Un mejor proceso no sólo ahorra material. Ahorra tiempo. Ahorra enfoque. Evita que la gente haga lo mismo dos veces.

Sigo viendo el mismo problema en equipos de todos los tamaños: los materiales se pierden, los pasos se repiten, la gente espera y la producción disminuye. El desperdicio no siempre parece ruidoso. A menudo se esconde en pequeños hábitos. El stock adicional se encuentra en los estantes. Un traspaso no está claro. Una máquina espera que le falte una pieza. Un trabajador dedica diez minutos a buscar una herramienta. He visto esto en un pequeño taller con el que trabajé. El equipo contaba con buena gente y una demanda constante, pero la producción diaria seguía siendo desigual. Al principio, el propietario culpó al personal. Cuando verifiqué el proceso, el problema no fue el esfuerzo. El problema era el flujo. Las piezas se movían en círculos, no en línea recta. Una vez que arreglamos el camino, el equipo terminó más trabajos con menos estrés. Por eso siempre miro el desperdicio antes de mirar la producción. Si su objetivo es mejorar el rendimiento, empiezo con una simple comprobación: - ¿Dónde se ralentiza el trabajo? - ¿Qué paso se repite sin motivo claro? - ¿Qué se compra, se almacena o se fabrica pero nunca se utiliza realmente? - ¿Dónde espera la gente la aprobación, las herramientas, los archivos o las piezas? Estas preguntas me muestran dónde desaparecen el tiempo y el esfuerzo. Prefiero una revisión del proceso limpia. No comienzo con grandes promesas. Empiezo con lo que la gente puede ver. Camino por el área de trabajo. Observo una tarea de principio a fin. Le pregunto al equipo dónde se sienten estancados. Comparo el trabajo planificado con el trabajo terminado. Esa imagen suele decir la verdad rápidamente. Un buen plan de reducción de residuos no tiene por qué ser sofisticado. Tiene que ser práctico. Este es el método que uso: - Mapear un proceso de principio a fin - Marcar cada paso según sea necesario o no - Eliminar comprobaciones duplicadas - Reducir la espera entre pasos - Mantener las herramientas, archivos y piezas cerca del área de trabajo - Establecer un propietario para cada etapa - Revisar los resultados cada semana Me gusta este método porque la gente puede usarlo de inmediato. No necesitan aprender un nuevo sistema antes de actuar. También estoy atento a los desperdicios ocultos en los hábitos diarios. Un equipo puede imprimir demasiados archivos. Una tienda puede comprar demasiadas existencias. Un grupo de ventas puede dedicar horas a clientes potenciales que nunca se ajustan a la oferta. Una línea de producción puede seguir funcionando con pequeños defectos que se convierten en pérdidas mayores. Cada caso parece diferente, pero el patrón es el mismo: el esfuerzo entra, el valor sale más lento de lo que debería. Mi visión es simple. Si una tarea no ayuda al resultado final, la cuestiono. Eso no significa que corte el trabajo descuidadamente. Significa que verifico el propósito de cada paso. Algunas medidas protegen la calidad. Algunas medidas mantienen los registros limpios. Algunos pasos ahorran más tiempo más adelante. Me quedo con esos. El resto lo elimino. Me viene a la mente un caso real. Un equipo de embalaje con el que trabajé tenía una demanda creciente pero una producción diaria inestable. Intentaron solucionarlo pidiendo a la gente que trabajara más rápido. Eso ayudó durante un breve período, luego el problema volvió. Les pedí que hicieran un seguimiento de una semana de retrasos. El resultado los sorprendió. La mayoría de los retrasos se debieron a la falta de etiquetas y a contenedores de piezas mezcladas, no a la lentitud de la mano de obra. Cambiamos el diseño del almacenamiento, etiquetamos cada contenedor y colocamos las etiquetas cerca de la línea. El resultado mejoró porque el equipo dejó de buscar y volver a verificar. Ningún gran discurso. Ninguna herramienta compleja. Simplemente mejor flujo. Esa es la parte que muchos equipos pasan por alto. Intentan presionar más cuando deberían despejar el camino. Si quieres que tu operación esté lista, te sugiero un simple hábito: Revisar los desechos cada semana. Mantenga la reseña breve. Deje que el equipo hable honestamente. Solucione un problema y luego pase al siguiente. Pequeñas correcciones pueden cambiar todo el ritmo del trabajo. También me gusta mantener claras las expectativas. Un proceso más limpio no elimina todos los problemas. La gente todavía comete errores. La demanda todavía cambia. El equipo todavía necesita cuidados. Sin embargo, un equipo con menos desperdicio puede responder con más control. Esta es una posición sólida. Cuando observo un negocio que funciona bien, rara vez veo caos. Veo orden, propiedad clara y menos pasos sueltos. Veo gente que sabe lo que importa y lo que no. Ese es el estándar que uso. Reduzca el desperdicio. Proteger el esfuerzo útil. Haz que cada paso gane su lugar. Si su proceso todavía se siente pesado, comenzaría por ahí.

Cada vez que veo que una empresa pierde beneficios, miro más allá de las ventas. El punto débil suele ser el desperdicio del proceso. Una tarea es tocada por demasiadas manos. Un formulario se ingresa dos veces. Un gerente espera aprobar un trabajo que ya debería haberse movido. Cada pequeña calada parece inofensiva. Juntos, recortan el margen. Presto atención a los residuos en estos lugares. 1. Retrabajar Veo esto cuando la misma tarea se realiza dos veces. En una pequeña tienda en línea que vi, una persona ingresaba los detalles del pedido en el sistema de la tienda y luego otra persona copiaba los mismos detalles en una hoja de envío. Un error tipográfico provocó una etiqueta incorrecta. El equipo arregló la etiqueta, llamó al transportista y luego envió un nuevo paquete. Ese no fue un problema de ventas. Eso fue un desperdicio de proceso. Mi solución es simple. Elimino un paso de copia. Mantengo una fuente de verdad. Compruebo dónde entran los datos en el proceso y luego corto el punto de entrada adicional. 2. Esperar La espera parece tranquila, por lo que muchos equipos la pasan por alto. Un equipo de servicio puede terminar el trabajo rápidamente y luego esperar su aprobación. Un almacén puede tener existencias listas y luego esperar una aprobación antes del envío. La tarea no es difícil. El retraso proviene del proceso. Me gusta hacer una pregunta: "¿Qué espera la tarea?" Cuando la respuesta no está clara, sé que es necesario mejorar el proceso. Puse un dueño claro. Establecí una regla clara para la aprobación. También mantengo corta la lista de aprobación. Las largas cadenas de aprobación suelen costar más de lo que protegen. 3. Traspasos Cada traspaso puede generar pérdidas. Vi una pequeña agencia pasar la solicitud de un cliente a través de tres personas. Una persona tomó notas. Una persona construyó el borrador. Una persona preguntó por los detalles que faltaban. El cliente ya había compartido los detalles una vez. El equipo aún perdió tiempo. Reduzco los traspasos donde puedo. Dejo que una persona realice la tarea de principio a fin cuando el trabajo es sencillo. Cuando la tarea debe pasar de un rol a otro, escribo una breve nota de transferencia. Necesita la meta, la fecha límite y el siguiente paso. Sin conjeturas. 4. Herramientas adicionales Demasiadas herramientas pueden ralentizar a un equipo. Una empresa puede guardar notas de proyectos en una aplicación, archivos en otra, tareas en una tercera y actualizaciones en el chat. He visto equipos perder el tiempo buscando la última versión de un documento. Esa búsqueda tiene un costo oculto. Mantengo el conjunto de herramientas ajustado. Un lugar para las tareas. Un lugar para archivos. Un lugar para actualizaciones. Si una herramienta no ahorra tiempo, la cuestiono. Una configuración limpia es más fácil de usar y de mantener. 5. Propiedad poco clara Cuando nadie es dueño de una tarea, la tarea comienza a desviarse. Una factura faltante, una respuesta tardía, un enlace roto en un sitio web, un recuento de existencias que no coincide con el estante: estos pequeños problemas a menudo permanecen abiertos porque todos piensan que alguien más se encargará de ellos. Asigno un propietario para cada tarea. No es un grupo. Una persona. Esa persona puede pedir ayuda, pero la responsabilidad queda clara. Esta pequeña regla cambia la velocidad con la que se mueve el trabajo. Me gusta realizar un seguimiento de tres señales cada semana: - Recuento de retrabajos - Tiempo de espera - Entregas perdidas Si esos números bajan, el proceso se vuelve más saludable. Si suben, las ganancias sentirán la presión más adelante. Mi visión es simple. El beneficio no sólo depende de más ventas. También depende de un trabajo más limpio. Cuando elimino el desperdicio del proceso, los equipos se mueven más rápido, los clientes obtienen un mejor servicio y los errores disminuyen. Ahí es donde a menudo se esconde el margen. He visto empresas intentar obtener ganancias sólo con más esfuerzo. Ese camino se vuelve agotador. Prefiero un camino mejor. Miro el proceso, elimino lo que no ayuda y mantengo el trabajo claro. Pequeños cambios pueden proteger más ganancias de las que muchos equipos esperan. Contáctenos hoy para obtener más información sobre Bao Youcun: ryfiber@hotmail.com/WhatsApp +8615371921438.

Taiichi Ohno 1988 El sistema de producción de Toyota más allá de la producción a gran escala James P Womack y Daniel T Jones 2003 El pensamiento Lean Desterrar el desperdicio y crear riqueza en su empresa Jeffrey K Liker 2004 El estilo Toyota 14 principios de gestión del mayor fabricante del mundo Michael Hammer 1990 El trabajo de reingeniería no automatizar la destrucción Ronald D Snee y Roger W Hoerl 2018 Liderar la gestión Lean para mejorar la calidad Donald G Reinertsen 2009 Principios del flujo de desarrollo de productos Segunda edición